无论是在申请过程中还是在申请递交之后大家或多或少要给学校发件确认或咨询一些事情。给学校发邮件这件事情其实没有看上去那样简单。因为你发了邮件,学校相关人员不一定会看,看了不一定会关注,关注了也不一定会回复。所以这里面是有一定技巧的。今天就跟大家谈谈怎么给学校发邮件~如果有大家有更好的主意,欢迎讨论!【主题】给学校发邮件时,主题/标题(subject)一定不要空着,没有subject的邮件被忽略的可能性比较高,且就算没有被忽略,给人的第一印象也不太好。但subject也不宜冗长,要措辞简短能表明邮件大意或目的即可。如有紧急事情,建议使用urgenthelp之类的短语,简洁但很显眼。【称呼】相比于泛泛的DearSirorMadamDearMrXXX显然更能展示出你的诚意。所以如果学校联系方式上有具体联系人的名字,强烈建议在称呼上明确指出,这显示你是专门给这所学校发的邮件,给人第一印象较好,也能更受重视。当然,如果学校联系方式上没有提供,则最好使用DearSirorMadam,或ToWhom It MayConcern。这里还有一个小技巧一般大学工作和教职人员都有自己的邮箱绝大多数和本人的姓氏有关比如以姓氏和名字的部分组成。所以,当看到一个以某个人的名字命名的邮箱地址,那八成是这个人的工作信箱。【正文】正文写作最大的原则是简洁明了。无论是学校招生官还是某一位老师或教授每天都有很多事情要做因此过于冗长繁琐的邮件很有可能让他们感觉烦躁,进而无法正确接收邮件传达出的目的。因此,正文一定要条理清晰、简洁明了。这样对方回复邮件的时候才能按照清晰的逻辑给你回答问题,且透露出更多的信息。那么如何做到逻辑清晰、条理清楚呢?在写email前,把事情在脑子里理一遍,将前因后果都想清楚比较好的写作脉络如下:1交代事情大致的背景,让对方了解前因。注意要客观简洁,不要加很多自己的猜想或复杂的关联说明,2将问题按照紧要的顺序罗列出来,建议一封邮件不要超过5个问题,3个问题最佳问题的归纳要注意条理,不要重复,具体而不要泛泛而谈。这样得到的答案才是最有效的。3最后明确一下你希望这封邮件的目的也就是让对方清楚看到邮件之后自己需要做些什么比如你希望对方在几天之后回复邮件或几天之内帮你解决问题等,有时间要求和任务要求的邮件更容易受到重视和反馈。【结尾】记住在结尾部分另起一行写。如果遇到逢年过节或者周末的,不要忘记加上一句HappyNewYear或Haveagoodweekend,这样会让人觉得心情愉快。另外在回信中可以继续探讨之前没有说清楚的问题。这时最好直接点"回复”键回复,这样原文会被自动引用在下面,有助于使招生官回忆起你的情况。因为学校每天处理大量这样的信件,招生官是很难记住每个人都有什么样的问题的。无论是在申请过程中还是在申请递交之后,大家或多或少要给学校发邮件确认或咨询一些事情。给学校发邮件这件事情
其实没有看上去那样简单。因为你发了邮件,学校相关人员不一
去校门口右边的信件
寄:河北省邯郸市 河北工程大学科信学院 ××届××系××班
×××收
邮编056006
小的包裹: 25元
河北工程大学是河北省重点骨干大学,河北省人民政府与水利部共建高校,河北省重点支持的国内一流大学建设高校,河北省文明单位,坐落在中国历史文化名城、“成语典故之都”邯郸市。学科门类齐全,工程特色鲜明。现有工学、理学、管理学、农学、医学、文学、经济学、法学、艺术学、教育学、历史学11个学科门类。有87个本科专业,其中与工程相关的专业70个,占比达80%。
拥有河北省唯一的服务国家特殊需求博士人才培养项目——水资源水环境调控及综合管理,拥有河北省唯一的水利工程博士后科研流动站。工程学学科进入ESI排名全球前1%。
1、百度查询到天津师范大学官方网站(注意查询是否经学校认证),记录官方邮件号。
2、通过自己在中国境内合法邮箱,填写自己诉求,注意合理合法,发送即可。
对于要申请海外大学的同学们来说,写一封得体的邮件可以说是一项必不可少的基本技能。不论是前期向学校询问相关申请信息,或是通过邮件补充提交申请材料,抑或是在得知申请结果后的反馈,都需要通过写邮件这个方式来进行沟通和联系。
对于大学来说,除了通过邮件与申请者进行沟通和交流,一些大学还会将学生的邮件作为申请文书的一部分,放入申请材料中进行整体审核,以判断学生的综合能力和水平!
这么看来,写一封得体的邮件可以说是相当重要了,但是,在辅导中国学生申请的过程中,我发现大部分同学都不知道如何写英文邮件。这个现象也很好理解,毕竟很多同学平时在学校里很少有机会通过邮件进行交流。但是,在申请海外大学时,写邮件就无法避免了,包括到海外大学正式学习后,邮件也是最重要的沟通方式之一。
那么,究竟应该如何写一封得体的邮件呢?
下面,我们总结了一些写邮件的小贴士,希望能够帮到正在纠结如何写邮件的你!
1注册一个较为正式的邮箱名前缀
现在我们最常用的邮箱可能就是QQ邮箱了,毕竟和微信、QQ绑定后,邮件查收起来真的很方便,但是,"123456789@qq.com"显示在发件人一栏真的看上去非常不正规。
建议同学们可以新注册一个专门用来申请的邮箱,邮箱名前缀可以是你的名字或名字缩写,比如jackychan2017@sina.com,看上去就要比上面那一串数字要专业的多。
2注意邮件抬头
一般来说,我们会给大学招生办公室发邮件的情况比较多,而很多时候,我们并不知道招生官的名字,所以,在抬头中,我们可以写“Dear sir or madam"或 “Dear admission officer"。当知道收件人的姓名时,抬头可以写"Dear Mr./Ms. XXX", 一定确保不要把对方的名字拼错。
3开头第一段列明自己的个人基本信息
招生官一天可能要看几百上千封邮件,在这个情况下,给招生官提供一些便利,帮助对方尽快定位申请者的情况,是非常讨巧的。
所以,在邮件第一段一定要写明自己的姓名,生日,申请编号,申请的项目。既帮助招生官节省定位申请者的时间,也能方便招生官根据你的情况,提供准确的回答和信息。
4邮件正文用词恰当,表达简洁
写邮件毕竟不是写论文,邮件的目的主要还是为了沟通,所以,沟通的有效性至关重要
找到心仪学校官网寻找邮箱发送即可。
应该遵循这三个基本原则,不要一次提太多问题。每次请只问一到两个问题,这比一次问一大串问题更有可能得到有价值的回复。问题要具体。不要问那种一两句话说不清楚的问题,这一般包括了学校研究范围内比较深入的问题。要知道时间是很宝贵的,那些看上去很难说清楚的问题,可能会被他们直接忽略。不要问学校权限范围外的问题。举例来说,奖学金,助学金,录取学生的方式,住房等,几乎都不是应该问的。
你无法预料学校是以什么态度对待邮件的,有些学校可能会乐于接受邮件,但除非你对学校的研究领域有更多疑问,否则不要漫无目的地给他们发邮件。学校一般不喜欢需要不断指点的自主性差的学生,因此要避免显得自己太没有主见。如果你决定了要就学校的研究领域再聊一些问题,请记住上面提过的简洁原则,简单的邮件更容易得到回复。
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